Wartungsprotokoll

digitales Wartungsprotokoll und digitaler Wartungsbericht im Handwerk

Wartungsprotokoll per Smartphone App erfassen

Wenn Handwerker bei Kunden anstehende Wartungsarbeiten erledigen müssen, muss dafür in der Regel auch ein Wartungsbericht oder Wartungsprotokoll erstellt werden. Darin müssen dann rechtssicher der Wartungstermin, die Prüfvorschriften und die vorgeschriebenen Arbeitsschritte erfasst und dokumentiert werden. Falsche oder fehlende Angaben im Wartungsformular führen dann oft zu Rückfragen und im schlimmsten Fall zu Streitigkeiten mit dem Auftraggeber oder zur Haftung des Auftragnehmers. Mit unserer Digitalisierungslösung für Wartungsprotokolle und Wartungsberichte realisieren Handwerker die lückenlose digitale Erfassung durchgeführter Wartungsarbeiten und disponieren automatisch wiederkehrende Wartungsintervalle bei Kunden. Das Ausfüllen von Wartungsformularen in Papierform kann komplett entfallen.
Papierkram ade !

Der Handwerker kann den Kunden im Menü der App auswählen oder ganz einfach vor Ort identifizieren. Die Identifikation erfolgt automatisch durch die GPS-Koordinate (Geofence) oder manuell an einem vor Ort angebrachten kleinen NFC-Button oder NFC-Aufkleber, welcher mit dem Smartphone gescannt wird. Handelt es sich um einen Neukunden kann der Handwerker diesen auch gleich mit allen Stammdaten und dem zukünftigen Wartungsintervall in der App neu anlegen und abspeichern. Fällige Wartungsarbeiten bei Kunden für den nächsten Tag oder die kommende Woche werden vom Webportal einfach als Tourenliste an das Smartphone des Handwerkers gesendet. Die Wartungsaufträge die beim Kunden zu erledigen sind, wählt der Handwerker in der App aus und arbeitet diese ab.
Bei der Dokumentation der durchgeführten Wartungsarbeiten im Wartungsprotokoll oder Wartungsbericht prüft die App auch die Plausibilität und Vollständigkeit der Eingaben, damit nichts vergessen wird und keine Fehler bei Abarbeitung der Prüfvorschriften und der Dateneingabe entstehen. Individuelle Bemerkungen zum durchgeführten Wartungsintervall beim Kunden kann der Handwerker in der App in einem Freitextfeld eingeben.
Zum Abschluss kann der Handwerker noch ein paar Fotos oder ein Video zur Dokumentation der Wartungsarbeiten machen und die Unterschrift des Auftraggebers auf dem Smartphone erfassen. Fertig ist das digitale Wartungsprotokoll !


App Beipiel für Wartungsprotokoll

digitaler Wartungsbericht im Handwerk
digitales Wartungsprotokoll für Handwerker
digitaler Wartungsbericht im Handwerksbetrieb

Merkmale

  • Verwaltung aller Wartungsintervalle in der App
  • Erfassung der Wartungsarbeiten in der App
  • Vollständigkeitsprüfung der Dateneingabe in der App
  • Identifikation des Kunden per NFC, QR- oder Barcode
  • automatische Identifikation des Kunden per GPS (Geofence)
  • automatischer Datendownload aus der cloudbasierten Datenbank
  • offline-fähige Nutzung der App nach Datendownload
  • Erfassung von Neukunden und neuen Wartungsaufträgen in der App
  • Erfassung der Arbeitszeit für die Wartungsarbeiten in der App
  • Protokollierung des angemeldeten Benutzers in der App
  • Protokollierung des Zeitstempels der GPS-Position
  • Dokumentation der Wartungsarbeiten per Foto und Video
  • elektronische Unterschrift des Kunden in der App
  • automatische Datenübertragung per GSM oder WLAN
  • Email-Versand des Wartungsprotokolls (PDF)
  • Versand neuer Wartungsaufträge vom Webportal an das Smartphone
  • PUSH-Meldung für eingehende dringende Wartungsaufträge

Vorteile

  • kein zeitraubendes Ausfüllen von Wartungsformularen in Papierform
  • keine nachträgliche Digitalisierung der Wartungsformulare
  • keine Zeitverzögerung mehr bei der Rechnungslegung
  • lückenlose digitale Dokumentation der gesamten Wartungsarbeiten
  • Erstellung von Tourenlisten gemäß der Wartungsintervalle bei Kunden
  • Online-Übersicht der aktuellen Wartungsintervalle (erledigt / offen)
  • Online-Übersicht des aktuellen Mitarbeiterstatus (frei / besetzt)
  • Landkartenanzeige der Standorte aller Kunden und Mitarbeiter
  • Standortabfrage des Mitarbeiters durch Handyortung (PUSH-Meldung)
  • Datenexport als Excel, CSV oder PDF in ihre EDV und Faktura
  • Datenimport von Stammdaten aus ihrer EDV in das Webportal
  • autom. Datensynchronisation zwischen Smartphone und Webportal
  • mehrsprachige Bedienoberfläche des Webportals und der App
  • zeitlich unbegrenzte Datenhistorie und Datenspeicherung
  • umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen im Webportal
  • Historie aller Wartungsaufträge pro Mitarbeiter
  • Historie aller Wartungsintervalle pro Kunde (Archiv)

Webbasierte Digitalisierungslösung für das Wartungsprotokoll und den Wartungsbericht im Handwerksbetrieb !

Digitalisierungslösung für Handwerker und Handwerksbetrieb Für die Digitalisierungslösung in ihrem Handwerksbetrieb müssen Sie keine komplizierte oder teure Software kaufen und auf Ihrem PC installieren ! Sie benötigen nur einen PC oder Laptop mit Internetzugang, ein Android-Smartphone oder Tablet sowie eine Email-Adresse. Nachdem die von uns programmierte Business-App auf dem Smartphone des Handwerkers installiert ist, kann dieser sofort mit der digitalen Erfassung der Wartungsprotokolle und Wartungsberichte beim Kunden beginnen.
Im Webportal können Sie jederzeit auf alle Daten zugreifen.
Per Datenimport können Stammdaten z.B. neue Kunden oder Wartungsaufträge aus ihrer EDV in das Webportal und die cloudbasierte Datenbank übertragen werden. Die Synchronisierung und Datenweiterleitung an das Smartphone des Handwerkers erfolgt vollkommen automatisch.
Per Datenexport können erfasste Daten z.B. bearbeitete Aufträge vom Webportal zurück in ihre EDV, Faktura oder Lohnbuchhaltung übertragen werden.

Die Daten im Webportal können nach verschiedenen Parametern und gefiltert werden und ermöglichen eine zeitlich und historisch unbegrenzte Auswertung aller Wartungsprotokolle und Wartungsberichte ihrer Handwerker auf Baustellen oder bei Kunden. Damit Sie unsere Digitalisierungslösung und die Business-Apps nutzen können, benötigen Sie einen gültigen Account für unser Webportal, den Sie nach Vertragsabschluss von uns erhalten.
Für die Programmierung ihrer Business-App benötigen wir ein Lastenheft oder die bisher verwendeten Papierformulare als Muster für die digitale Datenerfassung.
Bei uns erhalten Sie Digitalisierungslösungen mit maßgeschneiderten Business-Apps für ihre Geschäftsprozesse sowie Telematiklösungen für ihre Fahrzeugflotte oder ihren Maschinenpark aus einer Hand. Mit uns haben Sie einen Ansprechpartner für Telematik und Digitalisierung und alle damit verbundenen technischen Zukunftsfragen.